Transformación digital y gestión documental
Digitalizar no es escanear. Un archivo escaneado sin metadatos, sin índice y sin control de versiones es el mismo problema en otro formato y ocupando disco. Nuestro trabajo es que la información quede buscable, íntegra y sostenible en el tiempo, con la trazabilidad que exige la normativa archivística colombiana.
[A]Alcance
Qué incluye este servicio.
Diagnóstico y planeación documental
Inventario del estado real del archivo, tablas de retención, series y subseries, y un plan de intervención por prioridad y riesgo.
Digitalización con control de calidad
Captura, indexación y verificación por muestreo, con metadatos que hacen la información recuperable años después.
Expediente electrónico y SGDEA
Implementación de gestión documental electrónica de archivo: radicación, foliado electrónico, control de versiones y trazabilidad de consulta.
Ventanilla única y PQRS
Radicación digital con control de términos legales y alertas de vencimiento, para que ningún requerimiento se responda tarde por desconocimiento.
[B]Resultado
Con qué se queda la organización.
- Tiempo de consulta de un expediente medido en segundos, no en días
- Cumplimiento verificable frente a auditoría y control interno
- Reducción de espacio físico y de riesgo de pérdida documental
- Continuidad de la operación durante toda la intervención
Herramientas y marcos
- SGDEA
- BPM
- OCR
- Firma electrónica
- Metadatos AGN
- Preservación digital
[C]Preguntas frecuentes
Sobre transformación digital.
¿Cumplen la normativa del Archivo General de la Nación?+
Sí. Los proyectos se estructuran sobre la Ley 594 de 2000 y la normativa vigente del Archivo General de la Nación en materia de tablas de retención documental, metadatos mínimos, expediente electrónico y preservación a largo plazo.
¿Se puede digitalizar sin detener la operación?+
Sí, y es la forma en que trabajamos. La intervención se hace por lotes priorizados, con el archivo activo disponible durante todo el proceso y un inventario de control que permite ubicar cualquier unidad documental en cualquier momento del traslado.
¿Qué pasa con el archivo físico después de digitalizar?+
No desaparece por defecto. La disposición final la determinan las tablas de retención documental de la entidad, y el soporte físico se conserva, transfiere o elimina según lo que esas tablas y el comité de archivo establezcan, siempre con acta.