Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo
SGDEA CONTROLDOC ®
CONTROLDOC nació de una constatación incómoda: en la mayoría de entidades el 90 % de las tareas gira alrededor de buscar y distribuir documentos, y cerca del 30 % del tiempo del empleado se va en encontrar información para poder trabajar. La plataforma ataca ese punto exacto. Permite consultar los documentos de la organización en cualquier momento y desde cualquier lugar, organiza la información según la estructura documental de la entidad y convierte el archivo en una base de conocimiento consultable en segundos.
[A]Funcionalidad
Qué hace la plataforma.
Configuración de la estructura documental
Series y subseries, tipos documentales, ubicación física, áreas productoras, usuarios y niveles de autorización por serie. Todo parametrizable desde la interfaz, sin programar.
Expediente electrónico y producción
Creación de expedientes conforme a la estructura definida, carga individual o masiva de imágenes, indexación, metadatos, ubicación automática en el expediente correcto y producción de documentos a partir de plantillas.
Correspondencia y ventanilla
Radicación de entrada y salida con identificador único, código de barras, distribución al destinatario, aviso por correo, control de rechazos y reasignación, y control de la respuesta.
Instrumentos archivísticos
Generación de CCD, TRD, TVD e inventario documental FUID electrónico desde el propio sistema, sin hojas de cálculo paralelas.
Transferencias y disposición final
Control del ciclo de vida por fases de archivo, con los tiempos de cada etapa gobernados por la TRD y la disposición final registrada con evidencia.
Trazabilidad, auditoría y seguridad
Perfiles y grupos de usuarios, autorización por área productora, registro de cada consulta y movimiento, y reportes e indicadores con filtros dinámicos.
[B]Ficha técnica
Datos del producto.
- Tipo
- Solución web multiusuario, modular
- Formatos de almacenamiento
- TIFF, JPG y PDF/A
- Firma
- Firma electrónica y estampado cronológico
- Modalidad
- Nube administrada o infraestructura de la entidad
- Configuración
- Por menús y ventanas de diálogo, sin desarrollo adicional
- Actualización
- Nueva versión cada seis meses, con capacitación y manuales
- Soporte
- Mesa de ayuda 7×24 con ingeniero líder asignado
- Escala
- De aplicaciones departamentales a miles de usuarios y terabytes de imágenes
[C]Resultado
Con qué se queda la organización.
- Consulta de un expediente en segundos en lugar de días
- Cumplimiento verificable frente a auditoría, control interno y entes de vigilancia
- Instrumentos archivísticos generados por el sistema y siempre actualizados
- Los desarrollos nuevos hechos sobre la plataforma quedan documentados y en propiedad de la entidad
Marcos de referencia
- MoREQ — Modelo de requisitos para un SGDEA
- ISO 15489 — Gestión de documentos
- Ley 594 de 2000 — Ley General de Archivos
- Decreto 1080 de 2015, capítulo V
[D]Preguntas frecuentes
Sobre SGDEA CONTROLDOC.
¿CONTROLDOC cumple la normativa archivística colombiana?+
La plataforma fue construida sobre las características funcionales del modelo de requisitos MoREQ, la norma ISO 15489 y la legislación colombiana aplicable, en particular la Ley 594 de 2000 y el capítulo V del Decreto 1080 de 2015. La convalidación de los instrumentos archivísticos ante el Archivo General de la Nación se acompaña como parte del proyecto.
¿Se puede integrar con los sistemas que ya tiene la entidad?+
Sí. La arquitectura separa el gestor de contenido del front end y expone la integración con otros sistemas de la organización, de modo que el SGDEA puede convivir con el ERP, el sistema financiero o el gestor documental existente en lugar de reemplazarlos de golpe.
¿Los nuevos desarrollos quedan en propiedad de la entidad?+
Sí. Todos los desarrollos que se realicen sobre CONTROLDOC para atender necesidades específicas de la entidad quedan de su propiedad, debidamente documentados. Es una condición que INNPACIFIC deja escrita en el contrato.
Otros desarrollos