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INNPACIFICS.A.S.
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[GD]Gestión documental

El archivo deja de ser un depósito y pasa a ser información.

Planeación archivística, instrumentos, organización física, digitalización certificada, custodia y sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo. Un solo proveedor para toda la cadena, con la trazabilidad que exige la normativa colombiana y la operación funcionando todo el tiempo.

[01]Situación actual

Por qué el archivo cuesta más de lo que parece.

La pérdida y la duplicación de documentos, sumadas al poco control del ciclo, producen sobreproducción documental, sobrecostos de búsqueda y reproducción, más metros cuadrados de bodega, deterioro de la memoria institucional y sistemas aislados.

90 %

de las tareas

En entidades y empresas, nueve de cada diez tareas giran alrededor de la búsqueda y la distribución de documentos.

30 %

del tiempo del empleado

Casi un tercio de la jornada se invierte en encontrar la información necesaria para poder hacer el trabajo.

2 horas

consulta extra-urgente

Tiempo máximo de entrega de una unidad documental bajo custodia en la modalidad extra-urgente.

150.000

imágenes por día

Capacidad de digitalización masiva con tecnología IBML, en rangos de 30.000 a 150.000 imágenes diarias.

[02]Catálogo

Servicios especializados.

[01]Planeación y consultoría archivística

  • Asesoría y consultoría especializada en sistemas de gestión documental
  • Diagnóstico del estado del archivo e identificación de brechas
  • Formulación del Plan Institucional de Archivos — PINAR
  • Planificación de la función archivística e implementación del Programa de Gestión Documental — PGD
  • Definición y documentación de los procesos de gestión documental

[02]Instrumentos archivísticos

  • Elaboración, actualización y aplicación de Tablas de Retención Documental — TRD
  • Elaboración y complementación de Tablas de Valoración Documental — TVD
  • Cuadro de Caracterización Documental — CCD y cuadros de clasificación
  • Tablas de control de acceso y mapa documental
  • Inventario documental FUID electrónico
  • Convalidación de TRD y TVD ante el Archivo General de la Nación

[03]Organización del archivo físico

  • Clasificación, ordenación y valoración de fondos documentales
  • Foliación conforme a norma y hoja de control por expediente
  • Rotulación con sistema de código de barras y QR en cajas y carpetas
  • Organización de fondos acumulados sin intervenir
  • Depuración y eliminación ecológica según TVD, siempre con acta
  • Suministro de cajas X100, X200, X300 y X400, carpetas, ganchos, rótulos y estantería

[04]Digitalización y captura

  • Digitalización convencional con control de calidad e indexación
  • Digitalización certificada con fines probatorios y estampado cronológico
  • Digitalización masiva de gran volumen con tecnología IBML
  • Digitalización especial de planos y libros
  • Indexación y catalogación automática por ICR, OCR, OMR, código de barras y QR
  • Captura con validación y procesamiento de datos

[05]Custodia y almacenamiento

  • Almacenamiento y custodia de documentos físicos en bodega propia
  • Almacenamiento digital en nube sobre SGDEA CONTROLDOC ®
  • Custodia de microfilm, medios magnéticos y títulos valores
  • Consulta con entrega en sus instalaciones en horario 7×24
  • Consulta extra-urgente en máximo dos horas
  • Consulta digital y salas de consulta en nuestras instalaciones

[06]Correspondencia, firma y tecnología

  • Administración y operación de centros de correspondencia
  • Módulo de ventanilla única sobre SGDEA CONTROLDOC ®
  • Implementación de firma digital y firma electrónica
  • Implementación de sistemas biométricos
  • Suministro de escáneres IBML, Kodak, Canon y Fujitsu
  • Suministro de servidores Dell, IBM y HP y sistemas de almacenamiento SAN y storage

[07]Microfilmación

  • Microfilmación convencional en película Kodak de 16 y 35 milímetros
  • Microfilmación de planos en 35 milímetros
  • Duplicación de microfilm en película o vesicular
  • Revelado y control de calidad de microfilm
  • Microfilmación híbrida inteligente, microfilm y digital en un solo proceso

[03]Ciclo documental

Las ocho etapas que se intervienen.

  1. [01]

    Planeación

    Plan de archivo alineado con los objetivos institucionales, el presupuesto y la capacidad de asimilación de la entidad.

  2. [02]

    Producción

    Diseño de documentos electrónicos y plantillas para que el documento nazca ya normalizado.

  3. [03]

    Gestión y trámite

    Radicación, distribución, control de términos y trazabilidad de cada movimiento.

  4. [04]

    Organización

    Clasificación, ordenación y descripción conforme a series y subseries documentales.

  5. [05]

    Transferencias

    Paso controlado entre fases de archivo según los tiempos establecidos en la TRD.

  6. [06]

    Disposición

    Conservación, selección o eliminación documentada según la valoración aprobada.

  7. [07]

    Preservación

    Sistema integrado de conservación y preservación digital a largo plazo en formatos estables.

  8. [08]

    Valoración

    Determinación de los valores primarios y secundarios que sostienen toda la cadena anterior.

[04]Normas técnicas

Sobre qué se construye el proyecto.

NTC 4095
Norma general para la descripción archivística.
ISO 15489-1:2016
Gestión de documentos: conceptos y principios.
ISO 23081-1:2017
Metadatos para la gestión de documentos: principios.
ISO 16175-1:2010
Requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica.
ISO/IEC 27001:2013
Sistemas de gestión de la seguridad de la información.
MoREQ
Modelo de requisitos para un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo.

[05]Marco legal

Normativa colombiana aplicable.

Ley 594 de 2000
Ley General de Archivos: regula la función archivística del Estado.
Ley 1437 de 2011
Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Ley 527 de 1999
Mensajes de datos, comercio electrónico y firmas digitales.
Decreto 1080 de 2015
Capítulo V, gestión de documentos: artículos 2.8.2.5.1 al 2.8.2.8.3.
Ley 1712 de 2014
Transparencia y derecho de acceso a la información pública nacional.
Decreto 2609 de 2012
Programa de Gestión Documental e instrumentos archivísticos.
Ley 1581 de 2012
Protección de datos personales.
Ley 1266 de 2008
Hábeas data y manejo de información en bases de datos personales.
Acuerdos del AGN
Acuerdos 047, 049 y 050 de 2000, 042 de 2002 y 002 de 2014, entre otros del Archivo General de la Nación.

[06]Plataforma

Todo esto se opera desde SGDEA CONTROLDOC ®.

La plataforma de gestión documental electrónica es desarrollo propio de la compañía. Se implementa completa o por módulos, y los desarrollos nuevos quedan en propiedad de la entidad.

Ver la plataforma Todos los desarrollos

Módulos disponibles

[07]Preguntas frecuentes

Sobre gestión documental.

¿Qué incluye un proyecto integral de gestión documental?+

Cinco frentes que se contratan juntos o por separado: planeación de la gestión documental, definición de procesos, definición de los instrumentos archivísticos, organización del archivo físico e implementación del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo. El alcance se define después de un diagnóstico del estado real del archivo, no antes.

¿Qué diferencia hay entre digitalización certificada y digitalización con fines probatorios?+

La digitalización certificada es la que se hace cumpliendo estándares adoptados por los organismos competentes y por el Archivo General de la Nación; lo que certifica el proceso no es una firma digital en sí misma, sino el uso de esos estándares. La digitalización con fines probatorios busca sustituir el soporte físico por la imagen digital y se ejecuta bajo el protocolo del AGN, que toma como marco la autenticidad del documento digital. Los documentos con valores secundarios —científicos, históricos y culturales— no pueden sustituirse por este proceso.

¿Se puede intervenir el archivo sin detener la operación?+

Sí, y es la forma en que trabajamos. La intervención avanza por lotes priorizados, el archivo activo permanece disponible y el inventario de control permite ubicar cualquier unidad documental en cualquier momento del proceso. La consulta extra-urgente se atiende en un máximo de dos horas.

¿Qué pasa con el archivo físico después de digitalizar?+

No desaparece por defecto. La disposición final la determinan las tablas de retención y de valoración documental de la entidad, y el soporte físico se conserva, transfiere o elimina según lo que esas tablas y el comité de archivo establezcan, siempre con acta y con inventario de lo eliminado.

¿Bajo qué modalidad contratan las entidades públicas estos servicios?+

INNPACIFIC S.A.S. es una sociedad de economía mixta, lo que permite estructurar la relación como convenio interadministrativo con otras entidades del Estado, además de las modalidades ordinarias de contratación estatal. La ruta se define con la entidad según su régimen y su necesidad.

El diagnóstico del archivo no tiene costo.

Antes de cotizar hay que ver el archivo. De la visita sale un alcance escrito por fases, con volúmenes reales y prioridades, y con la ruta normativa que corresponde a su entidad.

Agendar diagnóstico

Cobertura

América Latina (LATAM) y Estados Unidos (EE. UU.), con especialidad en Colombia. La operación de custodia, digitalización masiva y microfilmación se presta desde Colombia; la implementación de plataforma y la consultoría se ejecutan también de forma remota en el resto de la región.