Gestión integral de correspondencia
VENTANILLA ÚNICA ®
Cada documento que entra a una organización y no queda registrado es un riesgo legal, comercial o administrativo esperando su turno. Ventanilla Única, construida sobre BPMn, ejecuta el proceso completo: registra la llegada, distribuye según tipo de documento y destinatario, coordina el trámite entre áreas, facilita la respuesta y archiva el documento en la estructura documental definida.
Funcionalidad
Qué hace la plataforma.
Radicación con identificador único
Número de radicación con el formato que defina la entidad, identificación por código de barras e indexación automática del documento.
Distribución y copias
Reparto al destinatario interno, entrega de copias a varios destinatarios, aviso por correo electrónico y control de rechazos y reasignaciones.
Respuestas controladas
Generación de la respuesta a partir de plantillas, control de la secuencia de identificación y registro de la entrega del documento de salida.
Parametrización de destinos
Entidades de destino con dirección, ciudad y país, listas de destinatarios externos, unidades de conservación y empresas de mensajería aprobadas.
Ficha técnica
Datos del producto.
- Base tecnológica
- Proceso de correspondencia sobre BPMn ®
- Identificación
- Radicado único y código de barras
- Alcance
- Correspondencia entrante y saliente
- Archivo
- Almacenamiento en la estructura documental de la entidad
Resultado
Con qué se queda la organización.
- Conservación digital de toda la correspondencia
- Auditoría de correspondencia por dependencia
- Menos esfuerzo en tareas de revisión y archivo manual
Preguntas frecuentes
Sobre Ventanilla Única.
¿Se puede auditar la correspondencia por dependencia?+
Sí. El módulo mantiene la trazabilidad de la correspondencia entrante y saliente, el control por destinatario interno y externo y procesos de auditoría por dependencia.
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