Gestión integral de correspondencia
VENTANILLA ÚNICA ®
Cada documento que entra a una organización y no queda registrado es un riesgo legal, comercial o administrativo esperando su turno. Ventanilla Única, construida sobre BPMn, ejecuta el proceso completo: registra la llegada, distribuye según tipo de documento y destinatario, coordina el trámite entre áreas, facilita la respuesta y archiva el documento en la estructura documental definida.
[A]Funcionalidad
Qué hace la plataforma.
Radicación con identificador único
Número de radicación con el formato que defina la entidad, identificación por código de barras e indexación automática del documento.
Distribución y copias
Reparto al destinatario interno, entrega de copias a varios destinatarios, aviso por correo electrónico y control de rechazos y reasignaciones.
Respuestas controladas
Generación de la respuesta a partir de plantillas, control de la secuencia de identificación y registro de la entrega del documento de salida.
Parametrización de destinos
Entidades de destino con dirección, ciudad y país, listas de destinatarios externos, unidades de conservación y empresas de mensajería aprobadas.
[B]Ficha técnica
Datos del producto.
- Base tecnológica
- Proceso de correspondencia sobre BPMn ®
- Identificación
- Radicado único y código de barras
- Alcance
- Correspondencia entrante y saliente
- Archivo
- Almacenamiento en la estructura documental de la entidad
[C]Resultado
Con qué se queda la organización.
- Conservación digital de toda la correspondencia
- Auditoría de correspondencia por dependencia
- Menos esfuerzo en tareas de revisión y archivo manual
[D]Preguntas frecuentes
Sobre Ventanilla Única.
¿Se puede auditar la correspondencia por dependencia?+
Sí. El módulo mantiene la trazabilidad de la correspondencia entrante y saliente, el control por destinatario interno y externo y procesos de auditoría por dependencia.
Otros desarrollos